Qui doit désigner un représentant fiscal ? (rappel légal)
En vertu de l'article 289A du Code Général des Impôts, l'obligation de désigner un représentant fiscal accrédité incombe à toute entreprise :
- Établie en dehors de l'Union européenne
- Réalisant des opérations imposables à la TVA en France
- Sans y disposer d'un établissement stable
Depuis le Brexit du 1er janvier 2021, le Royaume-Uni est traité comme un pays hors UE, rendant la désignation d'un représentant fiscal obligatoire pour toutes les sociétés britanniques actives sur le marché français.
Les entreprises UE ne sont pas légalement contraintes mais peuvent désigner un mandataire fiscal pour simplifier leur gestion. Avant de procéder, vérifiez votre situation sur notre page représentant fiscal obligatoire.
Les 7 étapes de la désignation
La procédure de désignation suit un processus formalisé. Voici les 7 étapes à respecter pour obtenir votre accréditation et votre numéro de TVA français dans les meilleurs délais.
1. Choisir son représentant fiscal accrédité
La première étape est le choix de votre représentant fiscal. Ce choix est crucial car il engagera une relation de long terme et confiera à ce partenaire la gestion de vos obligations fiscales françaises. Les critères de sélection essentiels sont :
- Accréditation DINR valide : vérifiez que le représentant est officiellement accrédité auprès de la Direction des Impôts des Non-Résidents
- Expérience sectorielle : privilégiez un représentant ayant de l'expérience dans votre secteur (e-commerce, BTP, services...)
- Capacités linguistiques : un représentant bilingue/multilingue facilite les échanges
- Stabilité financière : votre représentant fiscal devra assumer une responsabilité solidaire — sa solidité financière est donc importante
- Technologie et reporting : préférez un cabinet disposant d'un espace client numérique
2. Constituer le dossier de désignation
Une fois le représentant choisi, il convient de rassembler les pièces constitutives du dossier. La liste varie selon le pays d'origine mais comprend invariablement les éléments suivants :
- Formulaire de demande d'immatriculation à la TVA (fourni par le SIEE)
- Extrait du registre du commerce (K-bis ou équivalent, apostillé)
- Statuts de la société traduits en français
- Justificatif d'identité du représentant légal
- Attestation de résidence fiscale dans le pays d'origine
- Description de l'activité exercée en France
3. Rédiger le mandat de représentation
Le mandat de représentation fiscale est le document central de la désignation. Il formalise la relation entre votre entreprise et votre représentant fiscal. Ce document doit :
- Identifier clairement les deux parties avec leurs coordonnées complètes
- Préciser l'étendue des pouvoirs accordés (TVA, DEB, remboursements...)
- Indiquer la durée du mandat (généralement à durée indéterminée)
- Être daté et signé par les représentants légaux des deux parties
- Être traduit en français si rédigé dans une autre langue
4. Soumettre la demande d'accréditation au SIE
Le dossier complet est soumis au service des impôts compétent. Pour identifier le bon service, consultez le site impots.gouv.fr. En pratique :
- Le SIEE (Service des Impôts des Entreprises Étrangères) traite la majorité des dossiers
- La DINR (Direction des Impôts des Non-Résidents) est compétente pour certains cas spécifiques
- La soumission peut se faire par courrier recommandé ou par voie électronique
- Un accusé de réception doit être demandé pour tracer la date de dépôt
5. Obtenir l'accréditation
Après instruction du dossier, le SIEE délivre une attestation d'accréditation du représentant fiscal. Cette étape peut donner lieu à des demandes complémentaires de l'administration, auxquelles il convient de répondre rapidement pour ne pas allonger les délais. L'accréditation est personnelle au représentant fiscal et spécifique au client représenté.
6. Recevoir le numéro de TVA intracommunautaire
Concomitamment ou suite à l'accréditation, l'administration attribue un numéro de TVA intracommunautaire français à l'entreprise étrangère. Ce numéro au format FR XX XXXXXXXXX (composé du préfixe FR, d'un clé de contrôle à 2 chiffres et d'un SIREN à 9 chiffres) doit figurer sur toutes vos factures impliquant une opération soumise à la TVA française.
Ce numéro est indispensable pour :
- Émettre des factures avec TVA française
- Déposer des déclarations CA3
- Réaliser des acquisitions intracommunautaires
- Demander des remboursements de TVA
Pour en savoir plus sur les délais d'obtention, consultez notre FAQ : numéro TVA France : quel délai ?
7. Premières obligations déclaratives
Une fois immatriculé, les obligations déclaratives débutent immédiatement. La première déclaration CA3 couvre la période à partir de la date d'immatriculation. Le représentant fiscal vous guidera sur :
- Le format des données à lui transmettre (factures, données de vente)
- Les délais de transmission internes
- Le calendrier des déclarations (mensuel ou trimestriel)
- Le paiement de la TVA due
Documents requis selon le pays d'origine
La liste des documents varie selon le pays d'établissement de l'entreprise. Voici les spécificités pour les pays les plus représentés.
Sociétés américaines
Pour les entreprises établies aux États-Unis :
- Certificate of Good Standing délivré par l'État d'incorporation (apostille de La Haye requise)
- Articles of Incorporation ou Certificate of Formation
- EIN (Employer Identification Number) ou équivalent
- IRS Form W-8BEN-E ou SS-4 (preuve de résidence fiscale US)
- Passeport du dirigeant (pages photo et signature)
- Traduction assermentée en français de tous les documents
Sociétés britanniques (post-Brexit)
Depuis le Brexit, les sociétés britanniques nécessitent un traitement hors UE :
- Certificate of Incorporation + Companies House Extract (apostille requise depuis 2021)
- Memorandum and Articles of Association
- UTR (Unique Taxpayer Reference) ou numéro de TVA britannique
- Confirmation of UK VAT registration (si applicable)
- Passeport du dirigeant
- Traduction assermentée en français
Sociétés chinoises
Pour les entreprises de République Populaire de Chine :
- 营业执照 (Yíngyè Zhízhào) — Licence commerciale, apostillée (depuis 2023, la Chine a rejoint la Convention de La Haye)
- Statuts de la société (章程)
- Certificat d'organisation (组织机构代码证, si encore applicable)
- Numéro d'identification fiscal unifié (统一社会信用代码)
- Passeport du dirigeant (法定代表人)
- Traduction assermentée en français — important : les traducteurs doivent être assermentés auprès d'une cour d'appel française
Sociétés des autres pays hors UE
Pour les entreprises d'autres pays, le principe général est le suivant :
- Extrait du registre du commerce local équivalent (apostille si le pays est signataire de la Convention de La Haye, légalisation consulaire sinon)
- Statuts ou acte constitutif
- Preuve de résidence fiscale dans le pays d'origine
- Pièce d'identité du représentant légal
- Traduction assermentée en français obligatoire
Pour les pays non-signataires de la Convention de La Haye (liste à vérifier), la légalisation consulaire française est requise — procédure plus longue (4 à 8 semaines supplémentaires).
Pour l'immatriculation TVA, consultez notre guide dédié : immatriculation TVA France pour non-résidents.
Délais et coûts de la désignation
Délais officiels vs délais réels
| Étape | Délai officiel | Délai réel (pratique) |
|---|---|---|
| Constitution du dossier | Variable (côté client) | 3 à 10 jours |
| Instruction par le SIEE | 15 jours ouvrés | 2 à 6 semaines |
| Délivrance du n° TVA | Simultanée à l'accréditation | Même semaine que l'accréditation |
| Total dossier simple | 3 à 4 semaines | 3 à 5 semaines |
| Total avec dossier incomplet | – | 6 à 10 semaines |
| Avec Fiscal Partner (urgence) | – | 72 heures ouvrées |
Coûts administratifs + honoraires représentant
| Poste de coût | Fourchette indicative |
|---|---|
| Apostille du registre du commerce | 50 € – 200 € |
| Traduction assermentée (par page) | 50 € – 100 € / page |
| Légalisation consulaire (si nécessaire) | 100 € – 300 € |
| Honoraires représentant fiscal — immatriculation | 800 € – 2 500 € |
| Total estimé dossier simple | 1 000 € – 3 000 € |
| Total dossier complexe (ex : Chine, urgence) | 2 000 € – 4 500 € |
Pour une grille tarifaire complète incluant la gestion annuelle des déclarations, consultez : tarifs représentant fiscal France 2026.
Erreurs courantes à éviter
Dossier incomplet → délai prolongé
C'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse en termes de temps. Un dossier incomplet entraîne systématiquement une demande complémentaire du SIEE, qui peut ajouter 2 à 4 semaines supplémentaires. Les oublis les plus fréquents :
- Apostille manquante ou périmée (validité généralement illimitée mais vérification recommandée)
- Traduction non assermentée (un traducteur libre ne suffit pas)
- Documents datant de plus de 3 mois au moment du dépôt
- Mandat de représentation non signé ou signatures non certifiées
- Description insuffisante de l'activité exercée en France
Mauvais SIE compétent
L'administration fiscale française est organisée en services spécialisés. Adresser votre dossier au mauvais service entraîne un renvoi vers le service compétent, avec un délai supplémentaire de 1 à 3 semaines. La compétence se détermine selon :
- La localisation du représentant fiscal désigné (et non du client étranger)
- La nature des opérations (certaines opérations spécifiques ont des services dédiés)
- La taille de l'entreprise (grands groupes → DINR Direction nationale)
Mandat mal rédigé
Un mandat de représentation mal rédigé peut être rejeté par l'administration ou créer des ambiguïtés juridiques. Les erreurs courantes :
- Pouvoirs trop restrictifs ne couvrant pas toutes les obligations déclaratives
- Absence de clause permettant les échanges électroniques avec l'administration
- Durée du mandat incompatible avec la durée des obligations déclaratives
- Absence de clause de résiliation conforme au droit français
Fiscal Partner se charge de tout
Fiscal Partner propose une prise en charge intégrale de la procédure de désignation, de la constitution du dossier jusqu'à l'obtention du numéro de TVA français.
Processus clé en main en 7 à 21 jours
- Jour 1 : Appel de diagnostic et identification des documents nécessaires selon votre pays
- Jours 2-5 : Transmission des documents — liste précise fournie pour votre pays spécifique
- Jours 5-7 : Constitution complète du dossier, traduction si nécessaire, rédaction du mandat
- Jour 7 : Dépôt du dossier au SIEE compétent (avec relation directe et prioritaire)
- Jours 7-21 : Suivi du dossier, réponse aux éventuelles demandes complémentaires
- Jour 21 max : Obtention de l'accréditation et du numéro de TVA
En cas d'urgence avérée (première livraison imminente, blocage douanier), nous pouvons activer une procédure accélérée en 72h pour les dossiers complets.
Suivi en temps réel
Chaque client Fiscal Partner dispose d'un espace en ligne sécurisé permettant de :
- Suivre l'avancement du dossier en temps réel
- Consulter les documents déposés et les échanges avec l'administration
- Accéder aux déclarations passées et à venir
- Recevoir des alertes automatiques avant chaque échéance
- Contacter directement son interlocuteur dédié
FAQ Désignation représentant fiscal
Avec Fiscal Partner, le délai est de 72 heures ouvrées pour un dossier complet. Le délai officiel du SIEE est de 2 à 4 semaines. En cas de dossier incomplet ou de demandes complémentaires, comptez jusqu'à 8 semaines. Nous recommandons de démarrer la procédure au moins 3 semaines avant la première opération prévue en France.
Oui, l'administration fiscale française exige que les documents étrangers soient traduits en français par un traducteur assermenté reconnu en France. Cela concerne notamment les extraits de registre du commerce, les statuts de la société et les procurations. Fiscal Partner dispose d'un réseau de traducteurs assermentés pour toutes les langues.
Pour la grande majorité des entreprises étrangères, le service compétent est le SIEE (Service des Impôts des Entreprises Étrangères) ou la DINR (Direction des Impôts des Non-Résidents) selon la localisation du représentant fiscal désigné. Une erreur de service peut retarder le dossier de plusieurs semaines. Fiscal Partner connaît les compétences exactes de chaque service.
Oui, le changement est possible à tout moment. Il faut nommer simultanément le nouveau représentant et notifier le changement au SIEE par lettre recommandée. La continuité des obligations déclaratives doit être assurée pendant la période de transition. Fiscal Partner assure les transitions sans interruption.
Le coût comprend : les frais administratifs (apostilles, traductions : 200 à 800 €), et les honoraires du représentant fiscal pour la constitution du dossier (800 à 2 500 € selon le pays d'origine et la complexité). Consultez notre grille tarifaire détaillée pour une estimation précise selon votre situation.
→ Voir aussi : Meilleurs représentants fiscaux accrédités · Représentant fiscal en France · Êtes-vous concerné ? · Immatriculation TVA · Tarifs 2026
Sources : Article 289A CGI — Légifrance ·
impots.gouv.fr — SIEE ·
BOFiP TVA représentation fiscale
Dernière mise à jour : Novembre 2026