Votre Mise en Conformité TVA en France : Un Processus Transparent et Efficace

Un Processus Maîtrisé de A à Z

Devenir conforme à la TVA française lorsqu'on est une entreprise étrangère peut sembler complexe. Entre la réglementation évolutive, les documents à fournir, les délais d'administration et les subtilités fiscales, nombreux sont ceux qui s'y perdent. Chez Fiscal Partner, nous avons industrialisé notre processus d'onboarding pour éliminer toute zone d'ombre : vous connaissez les étapes, les délais, les interlocuteurs et les livrables à chaque instant.

Notre méthodologie repose sur 7 étapes séquentielles, chacune avec ses objectifs, ses documents requis, ses délais et ses responsables. Depuis le premier contact jusqu'à votre conformité totale et la mise en place de vos déclarations récurrentes, nous orchestrons l'intégralité du parcours. Résultat : une visibilité complète, un délai maîtrisé (généralement 20 à 30 jours calendaires), et zéro surprise administrative.

Cette page détaille chaque étape, présente les documents nécessaires selon votre profil d'entreprise, décrit les interlocuteurs qui vous accompagnent, et présente les outils digitaux mis à votre disposition.

Timeline Récapitulative : De J+1 à J+30

Voici la vue d'ensemble de notre processus standard. Les durées sont indicatives et peuvent varier selon la complexité de votre dossier et la réactivité de l'administration fiscale française.

Les 7 Étapes en Détail

Étape 1 : Contact Initial — Qualification de Votre Besoin (J+0 à J+1)

Objectif : Comprendre votre situation, qualifier vos besoins et déterminer le périmètre de notre accompagnement.

Dès que vous nous contactez (formulaire web, email, téléphone), un Account Manager dédié prend en charge votre demande sous 24 heures ouvrées. Cette première prise de contact vise à collecter les informations essentielles :

• Votre activité : nature des ventes (biens physiques, services digitaux, marketplace), secteur, volume d'affaires en France
• Votre statut : entreprise UE ou hors-UE, personne morale ou physique, présence d'établissement stable en France
• Vos obligations : TVA classique, OSS (One Stop Shop), régime d'autoliquidation, besoin de DEB (Déclaration d'Échanges de Biens)
• Votre urgence : date de début d'activité en France, échéance de première déclaration, contraintes business

À l'issue de cet échange (par téléphone ou visioconférence de 30-45 minutes), vous recevez :

• Un résumé écrit de votre situation et des obligations identifiées
• Une estimation budgétaire préliminaire (fourchette tarifaire)
• Le calendrier prévisionnel des prochaines étapes
• Les coordonnées de votre Account Manager, votre interlocuteur unique tout au long du processus

Documents requis à ce stade : Aucun document formel n'est exigé. Une présentation succincte de votre activité (site web, brochure, présentation PowerPoint) facilite la qualification.

Interlocuteur : Account Manager (contact commercial et chef d'orchestre de votre dossier).

Délai : 24 heures maximum entre votre demande et la première réponse. L'entretien de qualification est généralement planifié sous 48 heures.

Étape 2 : Audit Fiscal — Diagnostic Complet de Votre Situation (J+1 à J+6)

Objectif : Analyser en profondeur votre situation fiscale, identifier les risques, détecter les opportunités d'optimisation et définir la stratégie de mise en conformité.

Une fois le besoin qualifié, notre équipe fiscale (composée de fiscalistes diplômés et d'experts TVA) prend le relais pour réaliser un audit structuré de votre situation. Cet audit couvre :

• Analyse des flux : origine des ventes, destination des livraisons, nature juridique des transactions (B2B/B2C, intracommunautaires/export)
• Revue des obligations : immatriculation TVA obligatoire ou facultative, déclenchement de seuils (10 000 € pour les ventes à distance B2C), assujettissement à la TVA sur prestations de services
• Identification des risques : historique de non-conformité, pénalités potentielles, exposition à un contrôle fiscal, erreurs de facturation
• Opportunités : récupération de TVA déductible, application de taux réduits (5,5% ou 10%), exonérations sectorielles (formation, santé, finance)
• Optimisation : choix du régime TVA le plus avantageux (réel normal, réel simplifié, franchise en base), utilisation du régime OSS pour simplifier les déclarations UE

L'audit fiscal s'appuie sur :

• Les informations collectées lors du contact initial
• Un questionnaire d'audit détaillé que vous remplissez (disponible dans votre espace client sécurisé)
• L'analyse de documents comptables existants (bilan, compte de résultat, balance client/fournisseur si disponibles)
• Des échanges par email ou visioconférence avec notre fiscaliste pour clarifier les zones grises

À l'issue de cet audit, vous recevez un rapport d'audit fiscal (généralement 8 à 15 pages) comprenant :

• Le diagnostic fiscal complet (statut, obligations, risques identifiés)
• Les recommandations stratégiques (régime TVA optimal, actions correctives si nécessaire)
• Le plan de mise en conformité (étapes, documents, délais)
• Une estimation chiffrée de la TVA collectée/déductible prévisionnelle (pour anticiper votre trésorerie)

Documents requis à ce stade :

• Extrait Kbis ou document équivalent (certificat d'incorporation)
• Statuts de l'entreprise (ou équivalent hors France)
• Justificatif d'identité du représentant légal (passeport ou carte d'identité)
• Numéro de TVA dans votre pays d'origine (si applicable)
• Exemples de factures clients/fournisseurs (pour analyser les flux)

Interlocuteur : Fiscaliste dédié (expert TVA internationale, généralement 5-10 ans d'expérience), en coordination avec votre Account Manager.

Délai : 3 à 5 jours ouvrés, selon la complexité de votre dossier et votre réactivité dans la transmission des documents.

Étape 3 : Proposition Commerciale — Offre Sur-Mesure et Garanties (J+6 à J+8)

Objectif : Formaliser une proposition commerciale détaillée, transparente et adaptée à votre profil, avec engagement de service et garanties contractuelles.

Sur la base du rapport d'audit, nous élaborons une proposition commerciale personnalisée qui détaille :

• Périmètre des services : représentation fiscale (mandat), immatriculation TVA, déclarations périodiques (mensuelles, trimestrielles ou annuelles), DEB/DES, assistance en cas de contrôle
• Forfait tarifaire : prix fixe mensuel ou annuel (pas de surprises), détail des prestations incluses vs options (ex : récupération de TVA historique, audit approfondi, formation équipe comptable)
• Timeline précise : dates clés, jalons, livrables attendus
• Garanties : conformité garantie (nous assumons les pénalités en cas d'erreur de notre fait), confidentialité des données, SLA (Service Level Agreement) sur les délais de réponse
• Conditions commerciales : durée d'engagement (généralement 12 mois), modalités de résiliation, conditions de paiement

Cette proposition est présentée lors d'un entretien de validation (visio ou téléphone, 30-45 min) au cours duquel :

• Nous répondons à toutes vos questions sur le périmètre, les prix, les délais
• Nous ajustons l'offre si nécessaire (ajout/retrait d'options)
• Nous clarifions les responsabilités respectives (ce que nous faisons, ce que vous devez fournir)

Une fois la proposition validée oralement, vous recevez la version finale du devis par email (format PDF), prête à signature.

Documents requis à ce stade : Aucun nouveau document. L'audit préalable fournit toutes les données nécessaires.

Interlocuteur : Account Manager + Fiscaliste (présent pour répondre aux questions techniques).

Délai : 2 jours ouvrés entre la fin de l'audit et la présentation de la proposition commerciale.

Étape 4 : Signature — Formalisation du Mandat (J+8 à J+9)

Objectif : Signer le contrat de mandat de représentation fiscale et lancer officiellement le processus de mise en conformité.

Une fois la proposition commerciale acceptée, nous procédons à la signature du mandat de représentation fiscale. Ce document est l'acte juridique qui nous autorise à agir en votre nom auprès de l'administration fiscale française (DGFIP).

Le contrat de mandat comprend :

• Identification des parties : votre entreprise (mandant) et Fiscal Partner (mandataire)
• Objet du mandat : représentation fiscale, immatriculation TVA, déclarations, paiement de la TVA (ou non, selon option)
• Durée et résiliation : engagement initial (généralement 12 mois), renouvellement tacite, préavis de résiliation (souvent 3 mois)
• Obligations respectives : ce que nous nous engageons à faire (délais, qualité, conformité) et vos obligations (transmission documents, paiement TVA, information sur changements d'activité)
• Responsabilité et garanties : limitation de responsabilité, assurance professionnelle, indemnisation en cas d'erreur de notre fait
• Confidentialité : protection de vos données, RGPD, non-divulgation

La signature peut se faire :

• Électroniquement : via notre plateforme de signature électronique (DocuSign, conforme eIDAS), le plus rapide
• Par courrier : envoi de 2 exemplaires originaux, signature manuscrite, retour par courrier recommandé (ajoute 5-7 jours au délai global)

Dès signature, vous recevez :

• Votre copie du contrat signé (par les deux parties)
• Vos identifiants d'accès à la plateforme client Fiscal Partner (espace sécurisé où vous pouvez téléverser documents, suivre l'avancement, consulter déclarations)
• Le calendrier détaillé de constitution de votre dossier (étape 5)

Documents requis à ce stade :

• Signature du contrat de mandat (représentant légal ou personne dûment habilitée)
• RIB de votre entreprise (pour les prélèvements TVA si option souscrite)
• Pièce d'identité du signataire (si différent des documents déjà fournis)

Interlocuteur : Account Manager (gestion administrative) + service juridique (pour toute question sur les clauses contractuelles).

Délai : 1 jour ouvré (signature électronique) à 7 jours (signature papier avec envoi postal).

Étape 5 : Constitution du Dossier — Préparation de Votre Immatriculation (J+9 à J+16)

Objectif : Rassembler, vérifier et valider l'intégralité des documents requis pour l'immatriculation TVA auprès de la DGFIP.

Cette étape est critique : la qualité et la complétude du dossier déterminent la rapidité de traitement par l'administration fiscale. Un dossier incomplet ou comportant des erreurs peut entraîner des délais supplémentaires de 2 à 4 semaines.

Notre équipe vous guide pas à pas pour constituer un dossier irréprochable :

• Checklist personnalisée : selon votre profil (entreprise UE/hors-UE, personne physique/morale), vous recevez la liste exacte des documents requis, avec format attendu et instructions de préparation
• Plateforme de dépôt sécurisée : vous téléversez vos documents dans votre espace client (chiffrement SSL, conformité RGPD). Notre système vérifie automatiquement certains critères (format, taille, lisibilité)
• Contrôle qualité : notre équipe administrative examine chaque document (conformité, validité, cohérence). En cas d'anomalie, vous êtes alerté immédiatement avec des instructions précises pour corriger
• Traduction assermentée : si vos documents sont dans une langue autre que le français ou l'anglais, nous organisons la traduction assermentée (délai 3-5 jours, coût supplémentaire généralement 50-150 € selon volume)
• Apostille : pour les entreprises hors-UE, certains documents doivent être légalisés (apostille de La Haye). Nous vous guidons dans cette démarche ou la réalisons pour vous (délai variable selon pays d'origine, 5-15 jours)

Les échanges sont fluides : notre équipe est réactive (réponse sous 4h ouvrées en moyenne) pour débloquer rapidement toute difficulté.

Une fois le dossier complet et validé, vous recevez un récapitulatif de validation confirmant que votre dossier est prêt pour dépôt auprès de la DGFIP.

Interlocuteur : Chargé de dossier administratif (expert en constitution de dossiers TVA), en support de votre Account Manager.

Délai : 5 à 7 jours ouvrés en moyenne, selon votre réactivité dans la transmission des documents et la nécessité éventuelle de traductions/apostilles.

Étape 6 : Déclaration Initiale — Obtention de Votre Numéro TVA Français (J+16 à J+30/46)

Objectif : Déposer votre dossier d'immatriculation TVA auprès de la DGFIP et obtenir votre numéro de TVA intracommunautaire français (format FR + 11 chiffres).

Cette étape dépend entièrement de l'administration fiscale française. Notre rôle est de maximiser vos chances d'un traitement rapide en déposant un dossier irréprochable et en assurant le suivi proactif.

Déroulement :

• Dépôt du dossier : nous déposons votre dossier complet auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE) compétent, soit en ligne (procédure dématérialisée pour les entreprises UE), soit par courrier recommandé avec AR (entreprises hors-UE ou cas complexes)
• Accusé de réception : sous 2-5 jours, nous recevons un accusé de réception de la DGFIP confirmant le dépôt et indiquant un numéro de dossier
• Instruction : la DGFIP examine le dossier (vérification documents, contrôle cohérence, éventuelles demandes de compléments). Délai d'instruction : 10 à 25 jours ouvrés selon la charge de travail du SIE et la complexité du dossier
• Compléments éventuels : si la DGFIP demande des pièces complémentaires ou clarifications, nous vous en informons immédiatement et coordonnons la réponse (généralement sous 48h pour éviter tout retard)
• Notification d'immatriculation : une fois le dossier validé, la DGFIP émet la notification d'immatriculation TVA (document officiel indiquant votre numéro de TVA intracommunautaire français, votre régime TVA, votre périodicité de déclaration)

Dès réception de la notification, nous vous transmettons :

• Votre numéro de TVA intracommunautaire français (à indiquer sur vos factures)
• La notification officielle de la DGFIP (document à conserver précieusement)
• Le récapitulatif de vos obligations déclaratives (dates de déclaration, dates de paiement, formulaires à utiliser)
• Les prochaines étapes pour la mise en conformité continue (étape 7)

Délais constatés :

• Cas simples (entreprise UE, activité classique) : 15-20 jours ouvrés (85% des cas)
• Cas complexes (hors-UE, secteur régulé, gros volumes) : 25-30 jours ouvrés
• Cas exceptionnels (demandes de compléments multiples, période fiscale chargée) : jusqu'à 45 jours

Documents requis à ce stade : Aucun nouveau document (le dossier complet a été constitué à l'étape 5).

Interlocuteur : Fiscaliste + Chargé de dossier administratif (suivi quotidien auprès de la DGFIP).

Délai : 15 à 30 jours ouvrés (délai administratif incompressible, hors contrôle de Fiscal Partner).

Étape 7 : Mise en Conformité — Suivi Continu et Déclarations Récurrentes (J+30 et au-delà)

Objectif : Assurer votre conformité TVA continue, gérer vos déclarations périodiques, former votre équipe et vous accompagner dans la durée.

L'obtention du numéro de TVA n'est que le début. La conformité fiscale est un processus continu qui requiert rigueur, réactivité et expertise. Notre accompagnement ne s'arrête pas à l'immatriculation : nous devenons votre partenaire fiscal de long terme.

Nos services récurrents incluent :

• Déclarations de TVA périodiques : nous préparons et déposons vos déclarations (CA3 mensuelles, CA12 trimestrielles ou annuelles selon votre régime) dans les délais réglementaires. Vous validez les montants avant dépôt via votre espace client
• Paiement de la TVA : nous calculons le montant dû, vous informons de la date de paiement. Selon votre choix, nous pouvons effectuer le paiement pour votre compte (mandat de prélèvement SEPA) ou vous laissez payer directement
• DEB/DES : si vous effectuez des échanges intracommunautaires, nous établissons vos Déclarations d'Échanges de Biens (DEB) et de Services (DES) mensuelles
• Veille réglementaire : nous suivons les évolutions législatives et vous alertons de tout changement impactant votre activité (nouveaux taux, obligations, seuils)
• Support réactif : questions fiscales, interprétation de textes, aide à la facturation — notre équipe répond sous 24h (4h pour les urgences)
• Assistance contrôle fiscal : en cas de contrôle TVA par la DGFIP, nous vous assistons (préparation documents, réponse aux demandes, négociation avec l'inspecteur si nécessaire)
• Optimisation continue : revue annuelle de votre situation pour identifier de nouvelles opportunités (récupération TVA, changement de régime, crédits de TVA)

Formation de votre équipe :

Nous organisons une session de formation (2-3h, visio) pour votre équipe comptable/administrative, couvrant :

• Les bases de la TVA française (principes, taux, exigibilité)
• Comment facturer correctement (mentions obligatoires, autoliquidation, exonérations)
• L'utilisation de la plateforme Fiscal Partner (dépôt documents, suivi déclarations, consultation historique)
• Le calendrier fiscal (dates clés, échéances, pénalités en cas de retard)
• Les erreurs courantes à éviter

Outils mis à disposition :

• Dashboard déclarations : visualisation en temps réel de vos obligations, statut des déclarations (en préparation, déposée, payée), historique complet
• Espace documentaire : centralisation de tous vos documents fiscaux (notifications, déclarations, justificatifs de paiement) accessibles 24/7
• Alertes automatiques : rappels par email des échéances à venir (déclaration, paiement), alertes en cas d'anomalie détectée
• Reporting mensuel/trimestriel : synthèse de votre activité TVA (montant collecté, déduit, solde, évolution) pour pilotage financier

Interlocuteur : Votre Account Manager reste votre contact principal. Selon les sujets, vous interagissez également avec nos fiscalistes (questions techniques), notre équipe administrative (documents, déclarations) ou notre support technique (plateforme).

Checklist Documents Requis par Type d'Entreprise

Les documents à fournir varient selon votre statut juridique et votre pays d'origine. Voici la checklist exhaustive :

Note : Cette liste est indicative. Votre Account Manager vous transmet la checklist personnalisée exacte selon votre profil lors de l'étape 5.

Vos Interlocuteurs Dédiés

Tout au long du processus, vous êtes accompagné par une équipe pluridisciplinaire coordonnée par votre Account Manager :

Account Manager

Votre interlocuteur unique, chef d'orchestre de votre dossier. Il coordonne les différentes expertises, suit l'avancement, répond à vos questions générales et vous tient informé à chaque étape. Disponible par email, téléphone et visio.

Fiscaliste Dédié

Expert TVA internationale (diplômé DSCG, Master Fiscalité ou équivalent, 5-15 ans d'expérience). Il réalise votre audit fiscal, valide la stratégie de mise en conformité, répond aux questions techniques complexes, vous assiste en cas de contrôle. Disponible sur rendez-vous via votre Account Manager.

Chargé de Dossier Administratif

Spécialiste de la constitution de dossiers et des relations avec la DGFIP. Il vérifie vos documents, coordonne traductions/apostilles, dépose votre dossier d'immatriculation, assure le suivi quotidien auprès de l'administration. Contact généralement par email via la plateforme.

Support Technique

Équipe dédiée à l'utilisation de la plateforme Fiscal Partner (accès, dépôt documents, consultation déclarations). Disponible par chat en ligne (lun-ven 9h-18h) et email (réponse sous 4h).

Service Déclarations

Équipe en charge de la préparation et du dépôt de vos déclarations récurrentes (CA3, CA12, DEB, DES). Vous interagissez avec eux principalement via la plateforme (validation des déclarations avant dépôt).

Tous ces interlocuteurs ont accès à votre dossier centralisé, garantissant une cohérence totale dans l'accompagnement, même si vous changez de contact.

Plateforme Digitale et Outils

Fiscal Partner met à votre disposition une plateforme client sécurisée (accessible 24/7 via web et application mobile iOS/Android) offrant :

• Espace documentaire : dépôt/téléchargement de documents (chiffrement AES-256, conformité RGPD), organisation par catégories, versioning automatique
• Suivi de dossier : visualisation en temps réel de l'avancement de votre immatriculation (étapes franchies, étapes en cours, prochaines actions attendues)
• Dashboard déclarations : calendrier fiscal, statut de chaque déclaration (brouillon, à valider, déposée, payée), montants TVA (collectée, déductible, solde), historique complet
• Messagerie sécurisée : échanges avec votre équipe Fiscal Partner (Account Manager, fiscaliste, support) directement dans la plateforme, avec traçabilité complète
• Notifications : alertes par email et push mobile (échéances déclarations, documents à fournir, réponses à vos questions, événements importants)
• Reporting : génération de rapports d'activité TVA (mensuel, trimestriel, annuel) exportables en PDF/Excel pour intégration dans votre comptabilité
• Base de connaissances : articles, guides, FAQ, vidéos tutoriels pour répondre aux questions courantes et vous former aux bonnes pratiques TVA

La plateforme est certifiée ISO 27001 (sécurité de l'information) et conforme RGPD. Vos données sont hébergées en France (datacenter certifié Tier III), avec sauvegardes quotidiennes et plan de continuité d'activité.

FAQ — Processus d'Onboarding

JF

Jean-Marc Ferretti

Expert en fiscalité internationale et représentation TVA

22 ans d'expérience · Ancien fonctionnaire DINR · Expert-comptable diplômé · Conférencier CCI Paris. Spécialiste des grands groupes industriels et holdings internationales.

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Sources : Article 289A CGI — Légifrance · BOFiP — Instructions fiscales TVA · impots.gouv.fr
Dernière mise à jour : Novembre 2026